Бизнесу и командам
Обсудить задачу
  • Главная
    →
  • Блог
    →
  • 8 фреймворков кросс-функционального взаимодействия для команд

8 фреймворков

кросс-функционального взаимодействия для команд

время прочтения ~ 15 минут
✐
Саммари статьи за 30 секунд
  • Хотите наладить кросс-функциональное взаимодействие в команде? В этой статье вы найдете 8 эффективных фреймворков, которые помогут улучшить командную коммуникацию, усилить коллаборацию между отделами и повысить продуктивность командной работы. Подходы подойдут для Agile-, продуктовых и проектных команд в ИТ и не только. Узнайте, какие инструменты действительно работают, и выберите подходящий фреймворк под задачи вашей команды.
#кросс-функциональное взаимодействие, командная коммуникация, командная работа, фреймворки для команды, Agile, коллаборация, взаимодействие между отделами, продуктивность команды.
Подготовлено на основе материала: 8 cross-functional collaboration frameworks for teams
В чем разница формул успеха и неудачи?
Решение проблем, с которыми сталкиваются кросс-функциональные команды
Преимущества использования фреймворков для кросс-функционального взаимодействия
Кросс-функциональное взаимодействие (cross-functional collaboration / interaction) — это согласованная и целенаправленная работа сотрудников из разных подразделений (например, маркетинга, продаж, производства, клиентского сервиса), объединённых общей бизнес-целью.

Используя эти знания, вы:

  • Определите, почему вашей команде необходима система кросс-функционального взаимодействия
  • Создадите прочную основу для лидерства и ощущение единства команды
  • Установите общую цель с помощью командных соглашений
  • Постоите организованную систему управления задачами
  • Сможете держать открытыми каналы связи
  • Выберете инструменты, облегчающие совместную работу
  • Получите шаблоны, чтобы запустить кросс-функциональное мышление
  • Сможете сделать свою систему кросс-функционального взаимодействия для формирования культуры сотрудничества в компании
В лучшем случае кросс-функциональное взаимодействие разрушает информационные силосы и объединяет сильные стороны ваших команд. В худшем случае — приводит к тому, что команды сталкиваются друг с другом, и возникает массовое недопонимание.

В чем разница формул успеха и неудачи?

В использовании рамок (фреймворков) кросс-функционального взаимодействия, которые обеспечивают структуру и управление для работы команды.
Эффективное кросс-функциональное сотрудничество происходит, когда люди из разных команд в организации работают вместе, чтобы завершить проект. Кросс-функциональная команда привносит в проект больше опыта и более широкое разнообразие перспектив.

Однако работа между командами может оказаться непростой задачей. Даже в рамках одной компании команды могут взаимодействовать по-разному. Чтобы добиться от них успешного сотрудничества, вам придется помочь им.
Сотрудничество процветает, когда вы даете ему направление и организацию.
Рамки сотрудничества создают структуру, которая способствует четкому общению, общим ожиданиям, плавным рабочим процессам и позитивной творческой командной работе.
Если вы хотите, чтобы ваш следующий проект стал отличным опытом для всех, пора внедрять систему кросс-функционального взаимодействия! Как – расскажем ниже.

Определите, почему вашей команде нужна система
кросс-функционального взаимодействия

Вы сможете лучше помочь своей команде, если выстроите систему с учетом сильных сторон каждого участника. Для этого необходимо понять преимущества и проблемы кросс-функционального взаимодействия, чтобы избежать ошибок, с которыми сталкиваются команды во время совместной работы.

Решение проблем, с которыми сталкиваются
кросс-функциональные команды

Хотя командная работа — это то, чем люди занимаются с начала времен, она не всегда проходит гладко.
И вы неизбежно столкнетесь с некоторыми общими проблемами.
Но предупрежден, значит — вооружен!

Что это за проблемы:
1. Противоречивые цели
Команды, впервые работающие вместе, могут не соглашаться друг с другом по поводу того, что является наиболее важным в ходе проекта. Для борьбы с этим необходимо, чтобы все вместе определили единые цели проекта.
2. Отсутствие доверия
Члены команды могут плохо знать друг друга и чувствовать себя неловко. Создайте для команд возможности для укрепления доверия и знакомства.
3. Сопротивление новым стратегиям работы
Члены команды могут отвергнуть новые инструменты или системы, если они им незнакомы. Смягчите нежелание, проведя рабочую сессию, которая познакомит команду с новым инструментом. После этого постепенно внедряйте его в повторяющиеся рабочие процессы, чтобы у команды была возможность с минимальным риском освоиться с инструментом.
4. Не все хорошо работают в группах
Чтобы помочь членам команды, которым удобнее работать самостоятельно, установите четкие правила общения (которое может происходить и асинхронно) и проследите, чтобы все их соблюдали. Таким образом, даже те, кто предпочитает выполнять часть работы самостоятельно, продолжают работать в ногу с остальными членами группы.
Во многом выбор приоритетной среды зависит от типа личности сотрудника: замкнутый тип личности Мечтатель и экстравертный тип Деятель будут нуждаться абсолютно в противоположном. Одним из эффективных инструментов для руководителя станет PCM (Process Communication model): модель позволяет не только определить тип личности сотрудника, но и уловить его потребности, а также выстроить коммуникацию в команде более гладко и быстро.

Преимущества использования фреймворков
для кросс-функционального взаимодействия

Кросс-функциональная работа может быть сложной, но она также позволяет объединить навыки и различные точки зрения каждой команды, чтобы укрепить общий проект.

Создайте структуру, которая поможет вам использовать эти возможности! Лучшая система взаимодействия опирается на сильные стороны команды и помогает их усилить. Это может быть устав команды или рабочее соглашение.
Использование правильных кросс-функциональных фреймворков может помочь командам получить несколько ключевых результатов:
1. Повышение вовлеченности сотрудников
Совместная работа способствует укреплению товарищества и создает связи в компании, что позволяет сосредоточиться на общей картине бизнеса.
2. Оптимизация рабочих процессов
Сотрудничество требует совместного создания или согласования новых процессов. Улучшения, которые ваши команды обнаруживают в ходе этого процесса, могут быть применены во всей организации.
3. Определенные роли и цели
В процессе создания кросс-функциональной структуры ваши команды определят свои роли и цели (как для проекта, так и для организации в целом).
4. Повышение инновационности
Команды учатся друг у друга, когда сотрудничают, распространяют успешные стратегии и получают новые перспективы.
5. Улучшение согласованности между отделами
Когда ваши команды работают вместе, они больше узнают о повседневной работе, целях и вкладе друг друга. Это уменьшает информационную изолированность и помогает всем ориентироваться на цели компании.

Создайте прочную систему руководства

Для успешного кросс-функционального взаимодействия необходимо хорошее управление проектами и сильный лидер команды. Сюда входят такие административные задачи, как организация встреч и делегирование полномочий. Однако лидеру также необходимо определять ожидания от проекта, устанавливать инструменты и стандарты коммуникации, а также регулярно проверять ситуацию, чтобы разрешить любые конфликты.

Решение проблем, с которыми сталкиваются
кросс-функциональные команды

Хотя командная работа  — это то, чем люди занимаются с начала времен, она не всегда проходит гладко. И вы неизбежно столкнетесь с некоторыми общими проблемами. Но предупрежден, значит  — вооружен! Что это за проблемы:
Три ключевых метода управления помогут вашей команде добиться успеха в рамках кросс-функционального взаимодействия.
1. Четко общайтесь внутри и между командами
Прозрачность поможет получить согласие всех участвующих команд. Настройте свою кросс-функциональную команду на успех, объяснив, кто и почему участвует в проекте. С самого начала делитесь с командой как можно большим количеством информации.
Когда вы представляете свой фреймворк, объясните, как его использовать и почему он будет полезен. Установите регулярность обновления информации для команды  — будь то ежедневные обновления в Slack или еженедельные электронные письма для обновления проекта.
2. Организуйте управление проектами
Для успешной работы кросс-функциональной команды необходимо эффективное управление проектами. Вам необходимо распределить роли, установить KPI, определить цели и сообщить о сроках. Возможно, вашей команде будет полезен децентрализованный подход, такой как совместное управление проектами, но все же ответственность за создание структуры, в которой команды смогут сотрудничать, лежит на руководителе команды.
Вам также предстоит выбрать оптимальную методологию управления проектом. Вы можете рассмотреть waterfall, agile, kanban или scrum. Объясните, какой подход вы будете использовать и почему, а также проследите, чтобы команды, которые могут быть не знакомы с этой методологией, ознакомились с ней.
3. Обеспечьте беспристрастный голос для разрешения конфликтов
Больше голосов — больше возможностей для конфликта. Роль лидера в кросс-функциональной команде заключается в поиске путей решения конфликтных ситуаций, когда они возникают. В большинстве случаев трения возникают просто в результате разногласий, таких как противоречивые ожидания или альтернативные способы ведения дел.
Вместо того чтобы сосредотачиваться на том, кто прав, а кто виноват, помогите своим командам договориться о дальнейших действиях, которые будут направлены на успех проекта и достижение общих целей.
Руководите, проявляя эмпатию, и демонстрируйте позитивное и профессиональное общение в своих взаимоотношениях. Вы можете помочь команде добиться успеха, моделируя ориентированное на решение и уважительное отношение и выслушивая каждого участника с уважением.

Создайте ощущение единства команды

Ледоколы (icebreakers), командные мероприятия и контрольные встречи — важные способы укрепления доверия и повышения продуктивности совещаний. Они должны стать регулярной частью вашей системы межкомандного взаимодействия. Хотя единство команды складывается не только из групповых мероприятий, эти привычки помогут вашей команде начать общаться, взаимодействовать и строить отношения.
1. Начните кросс-функциональное сотрудничество с ледоколов
Простой ледокол, приглашающий к разговору и взаимодействию, поможет вашей команде почувствовать себя комфортно, сотрудничая в рамках более крупного проекта.
2. Проводите более эффективные совещания с помощью разминки (warm-up) и зарядки (energizers)
Для успешной совместной работы необходимо, чтобы все были вовлечены в процесс и предлагали свои идеи. В кросс-функциональной команде разные люди могут прийти на встречу с совершенно разных рабочих дней. Командные разминки или зарядки помогут объединить членов команды из разных отделов.
3. Поддерживайте кросс-функциональную команду в постоянном движении с помощью чекинов
У кросс-функциональной команды может быть меньше возможностей связаться друг с другом, чем у команды одного проекта, которая работает вместе изо дня в день. Включите в систему кросс-функционального взаимодействия контрольные встречи, чтобы ваши команды были в курсе того, как идут дела у их коллег. Регулярное проведение чекинов (check-ins) или контрольных проверок по мере достижения командой важных контрольных точек позволит не сбиться с пути и продолжить укрепление единства на протяжении всего проекта.

Установите общую цель с помощью командных соглашений

После того как лед растоплен, команде пора заключить соглашения, которые обеспечат успех вашей системы кросс-функционального взаимодействия. Во время стартового совещания попросите команду ответить на вопросы об их общей цели, ролях и методах совместной работы. Определите цели кросс-команды и способы оценки успеха.

Ответы на стратегические вопросы помогут всем прийти к единому мнению и начать активно работать вместе.
Глобальная цель
  • Для чего существует наша команда? Какова наша общая цель?
Роли и обязанности
  • Какие роли необходимы?
  • Каковы обязанности каждого члена команды?
  • Кто должен выполнять каждую из этих ролей?
  • Есть ли в отдельных командах роли, которые пересекаются в этой кросс-функциональной команде? Как мы хотим сбалансировать эти обязанности?
  • Нужен ли нам фасилитатор и ассистент (стенографист)?
Практика работы команды
  • Как часто мы будем встречаться?
  • Когда мы будем использовать асинхронную связь?
  • Будем ли мы работать лично, удаленно или гибридно? Как мы будем это учитывать?
  • Какие инструменты мы будем использовать как команда?
  • Каковы наши общие договоренности по поводу общения и работы в команде?
  • Как мы будем разрешать разногласия в команде?
Цели команды
  • Каковы цели нашей команды?
  • Каковы наши индивидуальные цели?
  • Каковы сроки достижения этих целей?
Измерение успеха
  • Как мы будем измерять успех этого проекта?
  • Какие общие показатели мы хотим отслеживать?
  • Какие контрольные показатели мы хотим использовать?

Создайте организованную систему управления задачами

После того как вы договоритесь об общей цели, вы создадите организованную систему управления задачами (task management system), которой сможет пользоваться вся ваша кросс-функциональная команда. Хотя управление задачами всегда важно, оно приоритетно для кросс-функциональной команды, так как в ней сложнее сохранять организованность. У вас больше заинтересованных сторон, которым нужно передавать задачи, и легко потерять информацию о прогрессе между командами.
Цифровые инструменты, такие как Jira, являются хорошими решениями, поскольку подходят для удаленных команд или сотрудников, работающих лично, и на них можно ссылаться из любого места и в любое время. Инструменты управления проектами также дают вашим командам полную информацию о том, над чем работают их коллеги и как продвигается проект.
Также необходимо хранить все проектные документы в централизованном и доступном месте, чтобы все члены команды имели равный доступ к документам, над которыми вы работаете.

Держите каналы связи открытыми

Определитесь с методом общения и придерживайтесь его. Вы можете создать специальный канал Slack для конкретного проекта и попросить членов команды поддерживать там темы разговоров, чтобы все имели к ним доступ.
Уверяем, вы не хотите, чтобы каждая отдельная команда вернулась к прежним привычкам общения, не включающим в себя командысотрудников. Это приведет к образованию обособленных «силосов» и лишит участников важной информации, необходимой для реализации проекта.
Как можно чаще используйте преимущества асинхронного общения. Кросс-функциональное сотрудничество требует, чтобы команды встречались довольно часто, поэтому асинхронная работа с задачами помогает всем передохнуть между встречами.

Выбирайте инструменты, облегчающие совместную работу

Цифровые инструменты и приложения, поддерживающие совместную работу, необходимы для успеха вашей кросс-функциональной структуры. С помощью правильного инструмента для совместной работы вы сможете наметить ежедневные задачи и будущие цели, организовать проекты и идеи в одном удобном месте, а также создавать записи всех встреч и мозговых штурмов по мере их проведения.
Удаленная и гибридная совместная работа может быть особенно сложной, поскольку взаимодействие ограничивается экраном. Использование общей доски, такой как Mural, для поддержки совместной работы позволяет вывести идеи людей из головы в общую систему. Члены команды могут лучше понимать мысли друг друга и развивать идеи, когда они изложены визуально.
Такой инструмент, как Mural, поддерживает систему совместной работы и объединяет команды. Он стимулирует участие, инновации, производительность и согласованность действий команды.

Используйте шаблоны, чтобы запустить кросс-функциональное мышление

Проводите командные мероприятия, подобные тем, что описаны в нашем шаблоне плана кросс-функциональной команды! Это поможет в решении проблем, укреплении доверия и планировании проектов единой командой. Или воспользуйтесь подробной схемой Atlassian для четырех видов деятельности, которые кросс-функциональные продуктовые команды могут использовать для повышения согласованности и производительности.
Концептуальный плакат (Concept Poster)

Концептуальный плакат поможет вашей команде лучше продумать проблему, провести мозговой штурм возможных решений и представить себе конечный результат проекта. Эта деятельность создает живой документ, который ваша кросс-функциональная команда может обновлять по мере реализации проекта.

Используйте этот шаблон фрески для решения конкретной проблемы, определения масштаба проекта или руководства совместной работой вашей команды.

Время подготовки: 60 минут
Время выполнения: 60 минут
Люди: 4-8
Демо-доверие (Demo Trust)

Это мероприятие лучше всего подходит, когда у вашей команды есть конкретная идея или проблема, которую они хотят обсудить с руководством. Оно помогает руководству и проектным командам лучше согласовать свои действия и создает безопасное пространство для инноваций.

Создайте пространство для честной обратной связи и открытого обсуждения с помощью этой командной активности.


Время подготовки: 30 минут
Время проведения: 60 минут
Участники: 4-6 человек
Составление карты пути клиента
(Customer Journey Mapping)

Фокусировка на впечатлениях клиентов от вашего продукта или услуги может помочь вашей команде лучше понять свой продукт и внедрить инновации с точки зрения клиента.

В этом упражнении мы сосредоточимся на конкретной персоне и составим карту точек соприкосновения с клиентом по этапам.

Время подготовки: 15 минут
Время проведения: 90 минут
Участники: 4-8 человек
Анализ 5 почему (“5 Whys” )

Использование упражнения «5 почему» поможет вашей команде не действовать на основе предположений и погрузиться в глубину проблем, с которыми они сталкиваются, вместо того чтобы фокусироваться на симптомах на поверхности.

В этом задании используются «5 причин», чтобы выявить первопричину проблемы всей командой.


Время подготовки: 5 минут
Время выполнения: 30-60 минут
Участники: 3-8 человек

Используйте систему кросс-функционального взаимодействия
для формирования культуры сотрудничества в компании

Создание сильной структуры кросс-функционального взаимодействия поможет всему вашему бизнесу стать более продуктивным и согласованным. Структура, созданная вашими командами, будет использоваться не только в рамках одного конкретного проекта. Командам будет удобно общаться и работать вместе, а кросс-функциональное взаимодействие будет продолжаться и после завершения проекта.

Каждая совместная работа помогает вашей команде лучше работать вместе. Ваша роль как фасилитатора заключается в том, чтобы зафиксировать на бумаге уроки, которые они извлекают, и структуры, которые вы создаете вместе, чтобы вы могли использовать их в будущем.
Автор статьи — Брайан Китч (Bryan Kitch), менеджер по маркетингу контента в Mural.
Когда он не пишет или не работает над контент-стратегией, его обычно можно найти на природе.