Главная

→
Блог
→
Как улучшить работу и оценить результат вашей кросс-функциональной команды?

Как улучшить работу и оценить результат вашей кросс-функциональной команды?

Время прочтения ~ 15 минут

Если в вашей компании есть группы из специалистов разных отделов или подразделений, работающих над одним проектом или задачей – поздравляем! У вас уже есть кросс-функциональная команда. Предприятия, готовые трансформироваться и создавать гибкие группы, уже давно поняли пользу таких команд.

Второй вопрос (более важный) – эффективна ли ваша команда, и как можно ее усилить. Часто руководители и сами участники сталкиваются с трудностями, которые не под силу решить без специальных знаний. Рассмотрим, как найти слабые места и прекратить их в точки роста.

Налаживаем коммуникацию:
правила для кросс-функциональных команд

Если специалисты подобраны правильно и находятся на своих местах, коммуникация является ключевым фактором успеха команды. От нее зависит, смогут ли все участники реализовать свой потенциал, использовать совместно навыки и знания каждого, продуктивно взаимодействовать и избегать конфликтов. Согласованность команды также ускоряет принятие решений, генерации более интересных и необычных идей и повышает вовлеченность.

У руководителя должны быть на вооружении методы работы с командой,
решающие разные задачи:

Держать в курсе процесса всех сотрудников и координировать действия (стэндапы и синхронизации);
Оценка и рефлексия неудачных и удавшихся шагов (Ретроспективы);
Решение индивидуальных проблем, укрепление мотивации и доверия (One-on-One встречи).

Кстати, о встречах!
Здесь также есть секреты ведения коммуникации, чтобы собрания с участниками кросс-функциональной команды проходили продуктивно.

Определите четкую повестку собрания: фокусируйтесь только на главном;
Управляйте временем и ограничивайте срок обсуждения каждой из задач;
Вовлекайте каждого из участников, поощряйте обмен мнениями и создавайте дружественную среду;
Визуализируйте информацию через схемы, презентации, диаграммы и график
Фиксируйте все договоренности по итогу встречи.

Используем технологии для удобства:
инструменты для управления кросс-функциональными командами

В дополнение к офлайн-инструментам, для командной работы созданы технологии для улучшения координации в самых сложных проектах. Важно понимать, какие инструменты могут помочь вам, как их использовать и как выбрать те, которые будут наиболее действенны.

Платформы Slack, Microsoft Teams для совместной работы, оперативного обсуждения и создания постоянного доступа всех участников к необходимой и актуальной информации.

Slack подходит для командного общения и коммуникации, если вы не привязаны к определенной операционной системе в компании, поскольку он легко совмещается с множеством других инструментов, позволяет проводить видеочаты и обмениваться информацией. Microsoft Teams больше подходит компаниям, активно использующим экосистему Microsoft (инструмент предусматривает интеграцию с Outlook и SharePoint).

Начнем с технических инструментов для взаимодействия и координации:

Инструменты управления проектами Trello, Asana, Jira для отслеживания задач и присвоения им приоритетности. Также это помогает визуализировать проект.

Trello подходит для небольших проектов или команд-новичков, Asanaдает больше функций и помогает создать детализированные планы проектов и интеграции с другими инструментами, а потому эффективна для больших команд или групп с участниками абсолютно разных профилей и навыков. Jira, в свою очередь, подходит для технических специалистов и является стандартом для управления проектами в Agile. Здесь предоставлены инструменты для управления бэклогом и отчётности, а потому их чаще выбирают специалисты IT-отрасли.

Доски Miro, Mural для обсуждения сложных концепций и для участников с разным профессиональным уровнем и потребностями.

Полезный инструмент для инновационных команд и разработчиков новых продуктов и услуг, а также удаленных команд. Здесь удобно проводить мозговые штурмы, создавать корты процессов и планы.

Следующими в ваш инструментарий идут методики для структурирования взаимодействия, повышения гибкости и постоянном улучшении процесса работы:

Agile

Подход, ориентированный на гибкость, адаптацию к изменениям и взаимодействия с клиентом на уровне ценностей. Команда работает короткими спринтами, план корректируется быстро и регулярно на основе текущих результатов и обратной связи.

Scrum

Один из фреймворков в Agile. Помогает структурировать те самые короткие спринты и правильно выстроить работу над задачами (сюда входят ежедневные ритуалы по планированию ретроспективе и демонстрации);

Kanban

Методика для визуализации процессов и управления всем потоком задач. Помогает оптимизировать нагрузку и распределить силы в ответ на изменения на любом уровне проекта.

Третьим идут инструменты для налаживания коммуникации и оценки качеств и навыков каждого участника команды:

PCM (Process Communication Model)
Модель помогает определить, как предпочитает общаться каждый из членов группы, определяя структуру его личности исходя из шести типов, менее или более выраженных ( от структурного типа Логик до эмоционального Душевного или активного Деятеля).

Помогает четко увидеть приоритетные каналы общения, мотивацию, факторы и индикаторы стресса, а также собирать наиболее эффективные мини-группы внутри проекта, распределять людей на подходящие роли, простраивать стратегию развития и регулировать конфликты и недопонимания.

Hogan Assessment
Модель для подробной оценки лидерских качеств, мотивации и потенциальных рисков в поведении участников. Акцент ставится на сильных и слабых сторонах личности каждого.

Важно! Каждый из этих инструментов будет эффективен после индивидуального профилирования участников и знакомства руководителя с базовыми знаниями по модели.

И четвертым идут инструменты для постановки целей и оценки эффективности кросс-функциональных команд:

OKR (Objectives and Key Results)
Особенно эффективен для фокуса на достижении коротких мотивирующих целей (Objectives) и конкретных исчислимых результатов (Results). Помогает в комплексных проектах определить приоритетность задач, делает цели понятными, мотивирует участников их достигать, а работа по циклам помогает адаптировать проект под изменившиеся реалии или условия. Оценить показатели численно помогают метрики по времени, спринтам, качеству, удовлетворённости клиентов, предложенным инновациям и др).

Чтобы верно подобрать необходимый вам инструмент, отталкиваться можно от следующих вопросов:

Размер и сложность проектов
(для масштабных задач Jira или Microsoft Teams подойдут больше, чем Trello или Miro);

Важные функции (управление задачами, видеовстречи, актуализация сроков, коммуникация, аналитика и т.д.);

Потребности команды и проблемы, которые есть (например, например,
с отслеживанием сроков помогут Asana или Jira, с адаптацией к изменениям – Agile, а с конфликтами в команде – PCM);

Обучение сотрудников
(уровень команды должен быть соразмерен сложности и интерфейсу инструмента);

Интеграция с системами, которые уже используете (это могут быть сервисы Google, Microsoft или CRM);

Стандарты безопасности вашей компании и функции защиты данных.

Работаем с конфликтами

При своем высоком потенциале, разнообразные навыки и типы личности участников команды неизбежно сталкиваются с несогласием в методах работы или принятии решений. В итоге возникают барьеры и конфликты, которые могут замедлить работу команды (а иногда и свести все усилия к нулю).

Наиболее частые различия такие команды обнаруживают в приоритетах и целях (например, качество продукта или скорейший запуск в производство), в стилях работы и коммуникации (спонтанность против структуры); в обмене информацией и полному доступу к тому, что происходит в проекте. А также в распределении ответственности и ролей.

Этого можно избежать, если помнить несколько правил:

Четко обозначить цели, роли и личный вклад каждого сотрудника «на берегу», поддерживать и озвучивать это на регулярных встречах, согласовывая действия;
Привлекать фасилитатора (внешнего эксперта), если нужно решить вопрос и устранить разногласия;
Создать возможности для регулярной обратной связи и обменом информации (через те же инструменты), поощрять открытое обсуждение и воспринимать ошибки как точки роста;
Обучать команду управлению конфликтами на специальных тренингах (например, используя РСМ);
Создать регламент и согласованные правила работы;
Учитывать различия сотрудников и превратить их в преимущества: поощрять разнообразие мнений, верно определять роли, создавать культуру эмпатии и уважения).

Повышаем мотивацию

Это не менее важно, чем работа с конфликтами и коммуникация: мотивация ваших участников также может сильно отличаться, и ее поддержание требует профессионального подхода. Ведь вовлеченные сотрудники проявляют больше инициативы и ответственности за результат и более устойчивы к выгоранию. Вам может помочь правильное признание и поощрение в зависимости от типа личности каждого сотрудника, обеспечение автономии участников и создание возможностей для обучения и личного роста. Здесь также есть инструменты, которые вам помогут:

PCM (Process Communication Model): помогает выявить ключевые потребности в общении, формируют понимание, как хвалить правильно и как наладить взаимодействие и донести ценности до каждого;
Hogan Assessment:акцентирует внимание на сильных сторонах и дает понимание, как проработать уязвимости и слабые стороны сотрудника;
Gallup Q12: помогает измерить вовлеченность сотрудников на основе их ожиданий, доступу к ресурсам, уровня признания и прочее.
Тесты на EQ: помогают команде понять свои эмоции и реакции, управлять эмоциями и решать конфликты;
Опросы удовлетворенности в Survey Monkey или Google Forms;
Признание достижений и создание каналов обратной связи в любом используемом инструменте;
Фасилитаторы для снижения напряжения в больших дискуссиях;
Тимбилдинги и неформальные встречи.

Кстати! Во многих кросс-функциональных командах есть участники, которые работают из дома, либо находятся в других часовых поясах. Здесь уже меньше возможностей для спонтанных обсуждений и установления личных связей, зато больше требований к управлению временем, фокусу на приоритетах и отслеживанию прогресса команды.
Помимо перечисленных инструментов для онлайн-взаимодействия, также необходимо соблюдать планирование встреч и поддерживать асинхронную работу, когда не все сотрудники могут быть в доступе. Проблему решают видеотрансляции и их записи, документы для обмена информацией и онлайн-доски для совместного творчества, командные игры, благодарственные сообщения или виртуальные награды, открытая демонстрация поддержки и исключение переработок для баланса работы и отдыха. Здесь могут быть полезны сессии mindfulness, воркшопы по управлению стрессом.

Оцениваем успех кросс-функциональной команды

Итак, вы сделали все, чтобы обеспечить нормальный уровень функционирования вашей команды. Но как понять, что действия возымели эффект? Срез успеха на любом из этапов важен и с точки зрения понимания процесса, и с точки зрения мотивации сотрудников и корректировки курса.

Итак, что говорит о том, что команда работает хорошо?

Все это можно оценить в цифрах с помощью количественных метрик:

Выполнены цели и ключевые результаты;
Сроки соблюдены;
В работе нет дефектов и ошибок, клиенты довольны;
Команда довольна и вовлечена;
Скорость работы повысилась, сотрудничество между отделами стало теснее;

Количество выполненных задач;
Время одного цикла;
Количество дефектов и ошибок;
Расходы, возврат инвестиций и другие финансовые метрики;
Количество положительных и отрицательных отзывов от клиентов;-
Итоги командных ретроспектив, частота встреч команды.

Организация работы кросс-функциональной команды – это комплексная задача, в которую входят как технические средства и методики, так и налаживание личных связей и коммуникации между ее членами. Использование специальных инструментов (а главное – их правильных выбор) позволяют автоматизировать и облегчить эту работу. А правильная работа с различиями участников и управление коммуникацией внутри группы поможет вам не только решить текущую задачу, но и создать эффективную рабочую группу, устойчивую к изменениям и способную улучшить культуру взаимодействия всей компании.

Автор статьи

Евгения Чертаринская

Действующий директор по маркетингу и коммуникациям. Преподаватель НИУ ВШЭ. Бизнес-тренер.

Также может быть интересно

02 Aug, 2022

UTM-разметка или как понять сколько посетителей пришло из конкретной публикации?

Узнайте, почему важно делать UTM-разметку ссылок и как она помогает отслеживать эффективность источников трафика. UTM-метки точно определяют приход посетителей и оценивают размещение ссылок. Оптимизируйте маркетинг с помощью UTM-разметки и получите точную информацию о поведении своей аудитории.

03 Oct, 2023

Модели взаимоотношений врач-пациент

Узнайте о различных теоретических моделях взаимоотношений врача и пациента, включая модели Роберта Витча и Иезикиля/Линды Эмануэль. Выбор модели должен основываться на индивидуальных потребностях и контексте каждого случая. Ключевое значение имеет общение и сотрудничество между врачом и пациентом, а также учет предпочтений пациента при принятии решений. Улучшите взаимодействие в вашей медицинской команде с помощью этих моделей.

30 Mar, 2023

Не просто персонализируйте опыт клиента - индивидуализируйте его

Узнайте о значимости персонализации в обслуживании клиентов и CX на 2023 год. Представленные прогнозы и тенденции показывают, что клиенты ценят персонализированный опыт. Исследование клиентского опыта поддерживает важность знания клиентов и адаптации общения и предложений к их потребностям. Индивидуализация опыта важна для службы поддержки и продаж. Создайте уникальный опыт, который восхитит клиентов и стимулирует повторные покупки.

14 Apr, 2023

Как понять пациента: модель ICE (Ideas, Concerns, Expectations)

ICE (Ideas, Concerns, and Expectations) - эффективный инструмент для улучшения коммуникации между медицинским персоналом и пациентами. Она помогает определить идеи, опасения и ожидания пациента, что позволяет адаптировать стиль общения и повысить качество лечения. Прояснение айсов позволяет лучше понять восприятие пациента, его беспокойства и ожидания, и предложить соответствующее решение. Применение модели ICE помогает установить доверительные отношения и повысить клиентский опыт.